Наталья Витальевна

Взято с юрклуба

"О возможности использования в деятельности компании факсимиле подписи сообщаю следующее:

В соответствии с положениями ст. 160 п. 2 Гражданского кодекса РФ ?Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.?. Однако, учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон (см. Письмо МНС РФ от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи"),
Кроме того, организация - налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации (письмо ФНС России от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11), т.к. пунктом 6 статьи 169 Налогового Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не предоставляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, налогоплательщик (покупатель), согласно вышеуказанной норме Кодекса, не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

Также факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность. Однако, если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то по Гражданскому кодексу Российской Федерации документ будет иметь такую же юридическую силу как и с обычной подписью. Например, в договор поставки можно ввести следующее положение: "Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения". При этом необходимо оговориться, что такое согласие должно прозвучать в документе, парафированном оригинальными подписями с обеих сторон. Иначе при возникновении спора сложно будет доказать, что подобное соглашение имело место.

Если использовать факсимиле в своей деятельности, то во избежание злоупотреблений стоит нормально организовать этот процесс. Для этого после изготовления факсимиле создается инструкция по его использованию. В ней необходимо четко прописать:
1. Лицо, ответственное за хранение факсимиле.
2. Четкий перечень документов, на которых может быть поставлено.
3. Список лиц, которые имеют право использования факсимиле.
4. Контрольный образец оттиска факсимиле.

Подводя итоги вышесказанного, в случае принятия решения об изготовлении и использовании факсимиле следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Факсимиле можно спокойно применять в текущей деловой переписке.
2. При заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров использовать факсимиле можно, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.
3. Порядок использования факсимиле в организации необходимо четко закрепить в локальном нормативном акте.
4. Следует обеспечить безопасное хранение клише.
5. Необходимо назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле. Закрепить данную обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.
6. По возможности нужно составить исчерпывающий перечень документов, на которых подпись первого руководителя может быть воспроизведена с помощью факсимиле.
7. При применении факсимиле стараться согласовывать текст документа с руководителем, чья подпись будет на нем воспроизведена.
8. Не применять факсимиле при выдаче доверенностей и подписании платежных документов.
9. Не использовать факсимиле на счетах-фактурах.

Необходимо помнить, что реально подделать настоящее факсимиле не менее сложно, чем и обычную подпись. Хороший эксперт при качественном оттиске всегда сможет отличить подделку от настоящего. Поэтому надо быть очень внимательным при наделении полномочий использования."

Вот после прочтения этого, вообще факсимиле использовать неохота