Наталья Витальевна

Уведомляем налоговую инспекцию о среднесписочной численности
Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации. У вновь зарегистрированных ИП обяза
По страницам журнала ?Главная книга? (издание компании ?Консультант Плюс?)

Одно из первых дел бухгалтера в новом году - оповещение своей инспекции о среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год. Это нужно сделать не позднее 20 января1 по определенной форме2, в бумажном или электронном виде3 по вашему выбору.

Заполняется форма по правилам, установленным Росстатом4. Информация о количестве работников нужна налоговикам, чтобы отследить плательщиков, которые будут сдавать налоговую отчетность электронным способом. Это организации и предприниматели со среднесписочной численностью работников более 100 человек за предшествующий год5. В статье мы поговорим о том, как правильно рассчитать показатель среднесписочной численности и что необходимо учесть при расчете.

Кто учитывается в среднесписочной численности работников

Понятие ?среднесписочная численность? в отчетных и уведомительных документах организации фигурирует не раз. И не всегда подразумевает одно и то же. Поэтому сначала разберемся с терминами.

Понятно, что речь идет о работниках, то есть о тех, с кем организация заключила трудовые договоры6. А термин ?среднесписочная? означает, что считать ее нужно по тем, кто входит в списочную численность. В свою очередь, списочная численность включает в себя работников, нанятых по трудовым договорам на постоянную, временную или сезонную работу7. В том числе сюда входят и собственники организации, если с ними оформлены трудовые отношения и они получают зарплату8. И даже те, кто работал у вас всего 1 день, в расчете будут участвовать.

Важно, что присутствие работника на рабочем месте - необязательное условие для учета его в среднесписочной численности. Он может временно отсутствовать по каким-либо причинам. Например, работники, находящиеся в командировке, на больничном, в ежегодном отпуске, в отпуске без сохранения зарплаты по согласованию с руководством, повышающие квалификацию с сохранением зарплаты и т.д., попадают в среднесписочную численность с тем же успехом, что и присутствующие на рабочих местах9. В то же время не участвуют в расчете среднесписочной численности женщины в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребенком10 (хотя в списочную численность в этот период они входят).

Кроме того, не учитываются в среднесписочной численности11:

- внешние совместители;

- граждане, с которыми заключены гражданско-правовые договоры.

Как правильно сделать расчет

Среднесписочная численность работников рассчитывается за определенный период: показатель за месяц - исходя из списочной численности за каждый день этого месяца, за год - по месячным показателям. Число работников за выходные и праздничные дни равно численности за предшествующий рабочий день12. Разные формулы установлены для полностью занятых и не полностью занятых работников. Рассмотрим процедуру расчета поэтапно.

ШАГ 1. Рассчитываем месячную среднесписочную численность работников, занятых полный рабочий день. Делаем это по формуле:
Среднесписочная численность полностью занятых работников (за месяц)


=
Сумма списочной численности полностью занятых работников за каждый календарный день месяца


/
Число календарных дней в месяце


ШАГ 2. Рассчитываем месячную среднесписочную численность не полностью занятых работников. Если в компании есть работающие неполное рабочее время по соглашению между работником и работодателем13, то их учитывают пропорционально отработанному времени - можно сказать, приводят к общему знаменателю с остальными работниками (которые трудятся положенные 40, 36 или 24 часа в неделю).

Поэтому если у вас один не полностью занятый работник в месяце из 22 рабочих дней работал по 6 часов каждый рабочий день, а другой - по 4 часа и только 10 рабочих дней, то они приравниваются к одному полностью занятому работнику при нормальной продолжительности рабочего дня 8 часов:
6 ч x 22 раб. дн. + 4 ч x 10 раб. дн.

-----------------------------

8 ч
/
22 раб. дн.
=
0,977
~ =
1


Время за дни болезни, отпуска, неявок на работу по иным причинам таких работников при расчете включается условно в отработанные ими часы по предыдущему рабочему дню14.

ШАГ 3. Рассчитываем годовую среднесписочную численность всех работников. Определив среднесписочную численность отдельно для полностью и не полностью занятых за каждый месяц, суммируем все полученные значения и делим на 12 месяцев. Если работающих неполное рабочее время у вас нет, то вы складываете среднесписочную численность только полностью занятых и делите на 12. Итоговое значение округляется до целого числа16.

Внимание! Работники с сокращенной продолжительностью рабочего времени, а также переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации учитываются в среднесписочной численности как целые единицы15.

Полученный результат и пойдет в уведомление о среднесписочной численности.

Заметим, если организация работала в прошлом году неполный год, то при определении среднесписочной численности работников за год в знаменателе дроби все равно будет 12 месяцев17.

* * *

Непредставление в инспекцию сведений о среднесписочной численности работников грозит штрафом18:

- 200 руб. - для организации (предпринимателя)19;

- от 300 до 500 руб. - для бухгалтера или руководителя организации (предпринимателя)20.



В расчете РСВ-1 тоже нужно указывать ?среднесписочную численность?, в форме-4 ФСС - ?среднесписочную численность работающих?. Но если для оповещения налоговой считают только работников списочного состава, то для отчетности в ПФР и ФСС нужны сведения по всем физическим лицам, которые получали от организации выплаты в течение отчетного периода21. И здесь при определении среднесписочной численности, кроме ?списочных? работников, должны учитываться:

- внешние совместители. Их средняя численность определяется по той же формуле, что и для не полностью занятых работников22. Полученное значение может быть очень маленьким. Но чтобы при округлении оно не превратилось в ноль (тогда эта категория вообще не будет учтена в численности), оставляют один знак после запятой и в таком виде используют значение в расчетах;

- граждане, с которыми заключены гражданско-правовые договоры. Их средняя численность рассчитывается так же, как и среднесписочная численность полностью занятых работников. Последовательно определяется, сколько занятых по ГПД у вас было на определенные даты, потом в месяц, потом в год23. Каждый исполнитель по такому договору считается как целая единица.

Для каждой приведенной категории физлиц нужно считать свою среднюю численность, а затем уже суммировать их в общий результат.

Сведения по среднесписочной численности работников, которые вы представляете в налоговую и которые вы указываете в страховой отчетности, будут одинаковыми только в том случае, если внешних совместителей и нанятых по ГПД у вас нет.

--------------------------------



?1? п. 3 ст. 80 НК РФ; Письмо ФНС России от 09.07.2007 N ЧД-6-25/536@

?2? форма утверждена Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@

?3? формат представления сведений утвержден Приказом ФНС России от 10.07.2007 N ММ-3-13/421@

?4? приложение к Письму ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@

?5? п. 3 ст. 80 НК РФ

?6? ст. 20 ТК РФ

?7? статьи 58, 59 ТК РФ; п. 9 Указаний по заполнению формы... N 1-Т ?Сведения о численности и заработной плате работников?, утв. Приказом Росстата от 13.10.2008 N 258 (далее - Указания)

?8? п. 9 Указаний

?9? пп. 9.1 - 9.25 Указаний

?10? п. 11.1 Указаний

?11? пп. 10.1, 10.2 Указаний

?12? п. 8 Указаний

?13? ст. 93 ТК РФ; п. 11.3 Указаний

?14? п. 11.3 Указаний

?15? статьи 74, 92 ТК РФ; п. 11.3 Указаний

?16? п. 11.4 Указаний

?17? п. 11.6 Указаний

?18? Письмо Минфина России от 05.05.2010 N 03-02-08/28

?19? п. 1 ст. 126 НК РФ

?20? ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ

?21? ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ ?О страховых взносах...?

?22? пп. 84.3, 85 Указаний по заполнению форм... N П-4 ?Сведения о численности, заработной плате и движении работников?... утв. Приказом Росстата от 12.11.2008 N 278

?23? п. 86 Указаний... утв. Приказом Росстата от 12.11.2008 N 278



Е.Г. Бугаева

Полный текст статьи читайте в журнале ?Главная книга? 2011, N 1



Материалы предоставлены ЗАО "Консультант-Юрист", региональным центром Общероссийской Сети КонсультантПлюс в городе Тамбове: г.Тамбов, ул. Н.Вирты, 2А, телефоны: (4752) 45-45-55, 45-33-60